Niezależnie od skali i rodzaju działalności każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty związane jej prowadzaniem. Takie postępowanie umożliwia ewentualną kontrole firmy przez odpowiednie urzędy. Wyjaśniamy, jaki jest okres przechowywania dokumentów, w zależności od ich treści.
Dokumentacja księgowa
Jednym z głównych obowiązków wszystkich przedsiębiorców jest przechowywanie dokumentów księgowych. Powinny być ułożone chronologicznie od najstarszych na spodzie do najnowszych na wierzchu. W przypadku dużej ilości dokumentów, powinny być umieszczane w osobnych teczkach odnoszących się do konkretnych miesięcy. Przechowywanie akt księgowych wiąże się z koniecznością składowania takich dokumentów jak:
- różnego rodzaju faktury,
- dowody wpłat,
- rejestry sprzedaży i zakupu VAT,
- listy płac, rachunki,
- księga przychodów i rozchodów.
Przedsiębiorcy zastanawiający się jak długo przechowywać dokumenty podatkowe, powinni to robić przez co najmniej 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin danej płatności.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych
Przechowywanie dokumentów dotyczących zatrudnionych osób trwa znacznie dłużej niż w przypadku akt księgowych. Dokumenty kadrowe muszą być dostępne przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy z pracownikiem. W przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku okres ten został skrócony do 10 lat.
Mogą to być akta umów, zwolnień chorobowych lub dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika. Należy dodać, że część tego typu danych może być zachowywana w formie elektronicznej. Ze względu na bardzo długi okres przechowywanie dokumentów pracowniczych można zlecić zewnętrznej firmie specjalizującej się w tego typu usługach.
Przechowywanie dokumentacji medycznej
W przypadku placówek leczniczych i dokumentacji medycznej sytuacja ma się nieco inaczej. Ich okres przechowywania jest uzależniony od zawartej w nich treści. Akta medyczne dotyczące zgonu pacjenta na skutek czynników zewnętrznych muszą być archiwizowane na okres 30 lat. Przechowywanie dokumentacji medycznej zawierającej zdjęcia rentgenowskie musi trwać co najmniej 10 lat. Akta dotyczące badań krwi i jej losów mają być przetrzymywane przez 30 lat.
Przechowywanie dokumentów potwierdzających uzyskania świadczenia zdrowotnego bądź skierowania na dalsze badania musi trwać przez okres 5 lat od czasu ich wydania. W przypadku braku miejsca magazynowego, niezależnie od rodzaju dokumentacji jej przechowywanie warto zlecić profesjonalnej firmie archiwizującej – rhenus-data.pl