Archiwum jest niezbędnym elementem każdej firmy i instytucji publicznej czy urzędu. Dokumentacja musi być odpowiednio przechowywana i po pewnym czasie poddawana procesowy niszczenia (brakowania). Jak wygląda ten proces i jakie wymogi należy spełnić?
Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej – akty prawne
Rodzaj kwalifikacji dokumentacji oraz procedurę jej niszczenia określają dwa podstawowe akty prawne – Ustawa o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach z 1983 roku oraz Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Najważniejszym elementem kwalifikacji dokumentacji do niszczenia jest określenie jej kategorii. Dokumentacja dzieli się na trzy kategorie, z których jedna nieco się rozgałęzia:
- kategoria A – są to dokumenty archiwalne, których nie wolno poddawać procesowi niszczenia. Po upływie 25 lat należy przekazać je do właściwego dla instytucji czy urzędu archiwum państwowego.
- kategoria B – jest to dokumentacja, którą można poddać procesowi brakowania po upływie okresu określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Np. niszczenie dokumentacji kategorii B5 można zrobić po upływie pełnych 5 lat od zakończenia ostatniej sprawy w teczce.
- kategoria BE – niszczenie dokumentacji tego rodzaju należy przeprowadzić po przeprowadzeniu ekspertyzy przez właściwe archiwum państwowe. Dopiero po zaopiniowaniu i wyrażeniu zgody można przeprowadzić niszczenie dokumentów tej kategorii.
Niszczenie dokumentów – procedura
Niszczenie dokumentów odbywa się po uzyskaniu pisemnej zgody archiwum państwowego. Instytucja czy urząd występuje z wnioskiem o wyrażenie zgody na niszczenie dokumentów firmowych. W załączniku powinny znajdować się spisy zdawczo-odbiorcze akt zakwalifikowanych do brakowania. Skuteczne niszczenie dokumentów powinno być uprzednio skonsultowane z archiwum państwowym, aby mieć pewność, że wniosek jest odpowiednio wypełniony, a w spisach nie znalazły się przypadkiem akta kategorii A lub BE. Jest to szczególnie ważne w przypadku akt, sprzed 2011 roku, które mogą być oznaczone inną sygnaturą i kategorią archiwalną.
Bezpieczne niszczenie dokumentów powinno odbywać się za pośrednictwem specjalistycznej firmy, która wystawi protokół zniszczenia oraz podpisze umowę o powierzeniu danych. Jeżeli ktoś nie posiada odpowiednich kwalifikacji lub doświadczenia, to lepiej, aby oddał cały proces profesjonalnej firmie, która przeprowadzi cały procedurę zgodnie z obowiązującymi przepisami bez ryzyka zniszczenia akt, które powinny nadal być przechowywane.
Na podstawie: https://www.destroy.pl/