Niszczenie dokumentacji zgodnie z przepisami wymaga odpowiedniej wiedzy, a samodzielna utylizacja akt wymaga wyposażenia firmy w profesjonalną niszczarkę. Dla różnych rodzajów dokumentów przypisane są konkretne parametry sprzętowe. Dokumenty poufne muszą być pocięte przez niszczarkę na paski o szerokości do 0,8 milimetra, dokumenty ogólnego użytku powinny być pocięte na paski o szerokości do 12 milimetrów.
Czy zgodnie z prawem można samodzielne przeprowadzić niszczenie dokumentacji?
Samodzielne niszczenie dokumentów pozornie wydaje się być tańszym wyborem, jakie jednak są jego wymagania?
- do bezpiecznego niszczenia akt należy posiadać profesjonalną niszczarkę,
- każde niszczenie dokumentów powinno obejmować stworzenie raportu,
- stale zmieniają się przepisy odnośnie archiwizacji akt, również w kwestii RODO, należy więc poświęcić czas pracownika lub swój na systematyczną aktualizację wiedzy,
- w razie, gdy niszczenie dokumentacji nie zostanie prawidłowo przeprowadzone, firmie grozi kara, między innymi wysokiej grzywny,
- profesjonalne niszczenie dokumentów bardzo wysokiej wrażliwości powinno być przeprowadzane wyłącznie w sposób kwalifikowany.
Dlaczego warto korzystać z firm zajmujących się profesjonalnie tematem, jakim jest niszczenie dokumentów?
- firma zewnętrzna ponosi odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie procesu niszczenia dokumentacji, obejmuje ona również ponoszenie ewentualnych kar,
- czas przeznaczony na proces utylizacji oraz kontroli zmian w przepisach pracownicy firmy mogą wykorzystać na inne obowiązki,
- regularne niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną to stałe (abonamentowe) koszty firmowe, jest to istotne w kwestii składki zdrowotnej od dochodu,
- profesjonalnie i kompleksowo działające firmy – takie jak Destroy & Recycling, niszczą każdy rodzaj dokumentu i na nich leży odpowiedzialność za przeprowadzenie procesu.
Skuteczne niszczenie dokumentów w formie cyfrowej
Dokumentacja przechowywana w formie cyfrowej wymaga dużo więcej uwagi w trakcie utylizacji względem danych papierowych. Podobnie jak w przypadku dokumentów papierowych obowiązują odrębne standardy dotyczące różnego rodzaju dokumentów. Pliki zapisane na pendrive czy dysku SSD mają bardzo wysoką chronione, nie jest więc łatwo zutylizować dokumenty przechowywanych w taki sposób.
Jedną z możliwości niszczenia dokumentacji elektronicznej jest nadpisanie danych za pomocą ciągu zero-jedynkowego, jednak czasem wymagane jest zamazywanie dysku lub szyfrowanie go w odniesieniu do różnych standardów. Dodatkowo urządzenia wymagają poddania ich utylizacji mechanicznej. Cały proces może być na prośbę klienta nagrywany, daje to pewność co do jego przeprowadzenia.