Utylizacja dokumentów to kwestia, która nie powinna być bagatelizowana przez żadnego z przedsiębiorców. Wiele akt zawiera wrażliwe dane, które muszą być niszczone zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa. Podpowiadamy, jak wybrać dobre usługi niszczenia i utylizacji dokumentów.
Niszczenie i utylizacja dokumentów przez firmy zewnętrzne
Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty zawierając wrażliwe dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej niż wskazuje na to prawo. Z tego powodu należy pamiętać o ich utylizacji na czas. Można to robić samodzielnie, ale takie rozwiązanie sprawdzi się tylko w przypadku małych firm. Większe przedsiębiorstwa wytwarzają bardzo dużą ilość akt, których utylizacja zajmuje wiele czasu. W takich sytuacjach warto stawiać na firmy oferując usługi niszczenia i utylizacji dokumentów. Taka opcja daje gwarancje, że proces pozbywania się wrażliwych danych odbywa się w legalny i w pełni bezpieczny sposób. Tyczy się to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych nośników zawierających takie dane.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – jak powinno wyglądać?
Bezpieczne niszczenie dokumentów papierowych jest wykonywane przez profesjonalistów stosujących obowiązujące normy dotyczące klasy tajności danych. Dzięki temu przedsiębiorca może mieć pewność, że z jego firmy nie wydostaną się żadne poufne informacje. Usługodawcy zajmujący się niszczeniem dokumentów powinni gwarantować:
- szybki czas realizacji – dane powinny zostać zniszczone zaraz po ich przekazaniu do zewnętrznej firmy,
- wystawanie dokumentu potwierdzającego legalność takiego procesu,
- stosowanie nowoczesnego sprzętu dającego pewność, co do skuteczności niszczenia danych (musi być zgodny z obowiązującymi normami),
Niszczenie i utylizacja dokumentów powinno się odbywać w sposób nie budzący żadnych wątpliwości, co do legalności takiego procesu. Dlatego warto stawiać na firmy zatrudniające doświadczonych specjalistów, w tym archiwistów, np. z firmy Proarchiv. Ich wiedza i umiejętności sprawiają, że wrażliwe dane zostają zniszczone raz na zawsze.