Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) od kliku lat wywiera wpływ na naszą codzienność. Nowa rzeczywistość legislacyjna sprawia, że wielu przedsiębiorców nie wie, jak zorganizować niszczenie dokumentów, które zawierają dane osobowe. Warto zatem przyjrzeć się temu zagadnieniu.
Dlaczego niszczenie dokumentacji przez firmę zewnętrzną jest opłacalne?
Niszczenie dokumentów przy współpracy z podmiotem zewnętrznym jest dobrym rozwiązaniem, jeśli ilość dokumentacji przeznaczonej do usunięcia jest tak duża, że wykonanie jej na własną wymaga poświęcenia zbyt dużej ilości czasu. O ile zutylizowanie kilkudziesięciu kartek papieru nie jest problemem, o tyle trudno sobie wyobrazić, aby pracownicy sekretariatu ślęczeli przy niszczarce, wkładając do niej kilka tysięcy stron akt. O czym jednak trzeba pamiętać, aby upewnić się, że wrażliwe dane zostaną bezpowrotnie i legalnie zniszczone?
Niszczenie dokumentów a niezbędne założenia
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nie wyznacza wprost, jak powinno przebiegać niszczenie dokumentów. Niemniej jednak art.4 pkt 2 zalicza niszczenie dokumentów jako jeden z rodzajów ich przetwarzania. Z kolei w art. 5 pkt 1 lit. b możemy przeczytać, iż przetwarzanie danych powinno przebiegać w sposób przejrzysty i zgodny z prawem. Należy zatem z firmą oferującą niszczenie dokumentacji sporządzić umowę, w której zostaną zawarte takie punkty jak:
- zakres prac (również czasowy),
- charakterystyka niszczonych danych,
- opis sposobu przetwarzania informacji,
- obustronne zobowiązanie do zgodnego z prawem niszczenia danych.
O czym jeszcze należy pamiętać?
Warto dopilnować, aby usługodawca zobowiązał się do korzystania zgodnie z normami DIN 66399 lub ISO/IEC 21964, które przedstawiają rekomendacje sposobu niszczenia dokumentacji w zależności od stopnia jej poufności. Obejmują także działania dot. nośników elektronicznych. Jeśli nie chcemy, aby proces niszczenia akt odbywał się na terenie firmy, dobrą opcją jest mobilne niszczenie dokumentów. Pracownicy usługodawcy zabiorą wrażliwe akta i zniszczą je w placówce, z którą współpracujemy. Firmą, która oferuje takie usługi jest np. EkoAkta.